¿Qué importancia tienen las bases de datos a nivel empresarial?
Las Bases de Datos tienen una gran relevancia en cualquier ámbito, pero su impacto es especialmente decisivo a nivel empresarial. Se consideran una de las mayores aportaciones que ha dado la informática al mundo de la empresa, ya que permiten ordenar, proteger y dar sentido a la información que sustenta la actividad diaria y la toma de decisiones.
En la actualidad, cualquier organización , independientemente de su tamaño, necesita contar con una Base de Datos con la que organizar los datos sobre su negocio. Sin embargo, disponer de datos no es suficiente. Para que una base de datos sea realmente eficaz, es imprescindible gestionarla correctamente, garantizando la calidad, actualización y coherencia de la información.
Además de su papel en la gestión de la información empresarial, las bases de datos son clave para desarrollar estrategias de marketing basadas en datos de calidad. Si quieres profundizar en cómo las empresas pueden estructurar y activar estos datos en sus campañas, puedes consultar nuestra guía definitiva de bases de datos para marketing.
Cuando una empresa no cuenta con recursos internos especializados para esta tarea, puede recurrir a proveedores externos que aseguren una gestión profesional, alineada con sus necesidades y con los estándares de seguridad y fiabilidad que exige el entorno actual.
Entre las principales utilidades que ofrece una base de datos a una empresa destacan:
- Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar.
- Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros/áreas de la empresa.
- Evitar la redundancia y mejorar la organización de nuestra actividad.
- Visualizar los datos de un cliente o potencial: interacciones, ventas, datos de contacto.
- Conectar la información procedente de distintas áreas del negocio, como operaciones, ventas o atención al cliente.
- Hacer segmentaciones o Exportaciones de audiencias o tipologías de clientes.
- Activar campañas de marketing o tareas.
- Analizar el rendimiento y la evolución de la empresa, cruzando datos históricos y actuales para identificar tendencias, detectar desviaciones, medir resultados y apoyar la toma de decisiones estratégicas.
Cuando una base de datos se gestiona de forma adecuada, la organización obtiene beneficios claros y medibles. Los procesos se simplifican, el trabajo se realiza con mayor agilidad, se refuerza la seguridad de la información y se optimizan los tiempos. Todo ello se traduce en mayor eficiencia y un aumento directo de la productividad.
Además, una base de datos bien estructurada aporta un valor añadido clave: convierte la información y el conocimiento en activos estratégicos de la empresa. Permite aprovechar mejor las capacidades de los equipos, conocer con mayor profundidad a los clientes y detectar oportunidades de negocio. Porque, en un entorno cada vez más competitivo, la diferencia no está en tener datos, sino en saber utilizarlos para tomar mejores decisiones.
CRM y Bases de Datos
Por supuesto, las Bases de Datos son fundamentales para establecer una estrategia CRM (Customer Relationship Manager) adecuada en la empresa. Una estrategia CRM consiste en recolectar toda la información posible sobre los clientes para gestionar estas relaciones en torno a los datos. De esta manera conseguiremos segmentar aquella información que sea más relevante para cada uno y optimizar algunos aspectos de la comunicación comercial, como ofrecer campañas publicitarias más personalizadas, ofrecer soporte específico, y llevar un registro minucioso de todos los documentos que enviamos y recibimos de esa empresa. También se automatizan las órdenes, cotizaciones y el proceso de ventas.
Una estrategia CRM adecuada favorece enormemente el impacto que tendrá el data driven marketing de la compañía, de la que surgen acciones comerciales efectivas que venden y que se basan en los datos recogidos. Al recopilar en nuestra base todos los datos sobre nuestros clientes, uno de los apartados que rellenaremos será el de las redes sociales, que también nos ayudará a mejorar nuestra estrategia de comunicación web.
Pero esto no parece terminar aquí, con la llegada de la inteligencia artificial la gestión de datos, cada vez más, deja de ser utilizada a nivel comercial sólo para pasar a ser utilizada de forma transversal en toda la compañía. Lo que conocemos como estrategia de MDM o Master Data Management.
Una estrategia de Master Data Management conlleva contar con datos maestros que nos permite conectar diversas tablas y que nuestros sistemas se hablen a través de APIs. Por ejemplo, nuestro maestro de datos de contactos de empresa puede tener de campo clave el CIF. Esta relación entre nuestras tablas de datos es fundamental de cara a que, si por ejemplo, un registro se cambia en un sitio lo haga en todos las instancias con las que está relacionado. Ello nos permitirá tener una visión única de tus clientes, y que si queremos hacer una valoración de cliente o tarea el valor calculado sea igual en todos lados.
Tipologías de Bases de Datos
En primer lugar cabe hacer referencia a su tipología, en la actualidad. Las Bases de Datos relacionales o SQL son las más utilizadas, pero presentan varias desventajas como que son muy rígidas o que impiden un crecimiento constante del archivo. Por su parte las NoSQL se postulan como un poderoso complemento en el futuro más inmediato, pues permiten analíticas predictivas sobre el futuro de nuestro negocio.
Sin embargo, hay dos grandes inconvenientes que hacen que las Bases de Datos NoSQL o no relacionales no avancen al ritmo que deberían, y ambos están relacionados con la formación de las personas que las utilizan.
El primer inconveniente es que muchos expertos se muestran reacios a utilizarlas, en muchas ocasiones, porque no conocen todas las posibilidades que ofrecen; el segundo (relacionado con el primero) es que este tipo de Bases de Datos tienen una gran diversidad, y hay que tener conocimientos sobre todas ellas para saber cuál es la adecuada para cada caso ( es imprescindible tener muy definido el tipo de proyecto al que se asociará, la cantidad esperada de usuarios y la tecnología que se va a utilizar para el desarrollo).
En este aspecto, hay defensores y detractores de cada tipo; los defensores de las Bases de Datos SQL apuestan por la estructuración que ofrece esta tipología, ya que consideran que las NoSQL carecen de estructura. Esta creencia es falsa, y se debe principalmente a la desinformación: las NoSQL sí que poseen una estructura definida denominada schema-free, la diferencia es que es más flexible que la que poseen las SQL o relacionales. Sin embargo, si bien cualquiera se puede manejar con una base de datos estructurada, como un excel; para trabajar con data NoSQL requerirás analistas cualificados en Big Data.
Aparte de la evolución del tipo de Bases de Datos también hay que tener en cuenta los cambios en cuanto a manipulación de las mismas, dada la creciente importancia que tienen en la vida cotidiana los dispositivos móviles como smartphones y tablets. El cambio de dispositivos en el que se manejan las Bases de Datos, obligará a que en el futuro se simplifiquen las interfaces y se facilite el uso de estos sistemas lo que mejorará su rendimiento y ampliará su campo de uso, por ejemplo, en el sector médico o militar que requieren de un acceso más inmediato.
Otro factor importante que esta marcando el futuro de las bases de datos esta siendo la privacidad de los mismos, con la que la sociedad esta cada vez más sensibilizada y para la que se están utilizando nuevas formas de entender las bases de datos, como el blockchain, que tendrá un papel fundamental en el Database Marketing del futuro.
Tendencias de futuro de las Bases de Datos
En cuanto al futuro de las Bases de Datos hay dos tendencias que suenan con mucha fuerza entre los expertos del sector: la Inteligencia Artificial (IA) y la adopción de entornos Multicloud. Si bien aparentemente estas tendencias pueden parecer independientes, cuando se combinan, pueden ofrecer soluciones poderosas y sostenibles para el almacenamiento y procesamiento de datos.
La Inteligencia Artificial se ha convertido en una tecnología clave en numerosos campos, desde la atención médica hasta la automatización industrial. En el ámbito de las bases de datos, la IA está transformando la forma en que gestionamos y analizamos la información.
La IA mejora la eficiencia y la precisión del procesamiento de datos, lo que permite una toma de decisiones más informada y rápida. Algunas de las tecnologías de IA más comunes utilizadas en bases de datos incluyen el machine learning y la visión artificial o informática, que permiten analizar grandes conjuntos de datos y extraer información valiosa.
El Multicloud es una estrategia que implica el uso de múltiples proveedores de servicios en la nube para almacenar y gestionar datos y aplicaciones. En lugar de depender de un único proveedor, las organizaciones pueden utilizar una combinación de servicios de nube pública y privada, lo que les brinda mayor flexibilidad, redundancia y escalabilidad.
La adopción de Multicloud ha ganado terreno debido a la diversificación de los riesgos y la mejora de la continuidad empresarial. También permite a las organizaciones elegir los servicios de nube más adecuados para sus necesidades, en función de consideraciones como el costo, el rendimiento y la ubicación geográfica de los datos.
Uno de los desafíos que se plantea con la creciente adopción de IA es su impacto ambiental, ya que las principales aplicaciones requieren una gran cantidad de recursos computacionales y energéticos. En este punto, su simbiosos con el multicloud puede ayudar a abordar este problema.
El multicloud permite distribuir la carga de trabajo entre diferentes nubes, lo que reduce el consumo y la huella ecológica de la IA, permitiendo que las compañías cumplan con sus objetivos en materia de regulación ESG.
Activar campañas de marketing con bases de datos B2B y B2C
Además de las funciones tradicionales de almacenamiento, segmentación y análisis, es esencial que una base de datos bien gestionada permita activar campañas de marketing o tareas que conecten directamente con la estrategia comercial de la empresa.
Por ejemplo, cuando contamos con una base de datos de empresas o una base de datos de particulares actualizada y segmentada, podemos lanzar campañas específicas a clientes o potenciales con mensajes personalizados, definir flujos de trabajo automáticos de contacto y seguimiento, y medir el impacto de cada acción.
